Problemas en la organización

Para todo gerente es importante reconocer los síntomas o diagnosticar los problemas para confrontarlos y permitir que la empresa siga operando al 100%.

Se los puede considerar como situaciones en las que no se cumplen o cumplieron objetivos, esto se detecta con la retroalimentación, la cual puede venir del exterior en forma de quejas o sugerencias, que se obtiene de comparar el rendimiento esperado con el obtenido.

Muchas veces se requiere un analista debido a que los problemas pueden no ser visibles en el proceso de salida, estos pueden ser:

• Errores excesivos
• Trabajo lento, incompleto o incorrecto

Y pueden ser causados por:

• Cambios en los comportamientos de los empleados
• Inconformidad en el trabajo
• Demasiada rotación de personal

Y pueden ser identificados con los siguientes métodos:

• Revisar la salida y compararla con los criterios de rendimientos, buscando por:
  • Demasiados errores
  • El trabajo se completa con lentitud
  • El trabajo se realiza de forma incorrecta
  • El trabajo se realiza de forma incompleta
  • No se realiza ningún trabajo

• Observar el comportamiento de los empleados
  • Altos niveles de ausentismo
  • Inconformidad en el trabajo
  • Mucha rotación de los empleados

• Escuchar retroalimentación externa de distribuidores, clientes y proveedores
  • Quejas
  • Sugerencias para mejorar
  • Pérdida de ventas
  • Ventas más bajas

Definición del problema

El analista siempre define primero los problemas y objetivos en el sistema.
La definición de un problema se realiza luego de las entrevista, observaciones y el análisis de los documentos con los usuarios la cuales se tienen que sintetizar.

La definición del problema contiene una declaración del mismo sintetizada en uno o dos párrafos, seguido por cuestiones o partes importantes del problema.

Luego le siguen las metas que deben coincidir con los puntos anteriores y los deben resolver.

Además de esto, el analista debe comprender la situación y el funcionamiento de la empresa.
La última parte consiste en recopilar los requerimientos y anotar posibles soluciones y las restricciones actuales.

La sección de requerimientos puede incluir:

• Seguridad
• Capacidad de uso
• Requerimientos gubernamentales
• Requerimientos de tecnología
• Etc

La sección de restricciones puede incluir:

• Límites de tiempo
• Límites de presupuesto
• Límites de espacio

Para crear la definición del problema se deben encontrar los puntos que se puedan incluir en una cuestión de alguna de las siguientes maneras:

• Los usuarios identifican asuntos que se repitan
• Los usuarios comunican las metáforas
• Los usuarios hablan mucho de un tema
• Los usuarios pueden declarar la severidad
• Los usuarios pueden comunicarse tajantemente o lenguaje corporal
• Los usuarios declaran de inicio el problema

Una vez se aclaran las cuestiones se declaran los objetivos con una entrevista de seguimiento, luego se determina la importancia de los objetivos.
Si no hay suficientes fondos se completa los objetivos críticos.
Una técnica es pedir que los usuarios asignen una ponderación a cada objetivo para obtener un promedio y reflejar la importancia.

Luego de esto se ordenan los objetivos de mayor a menor importancia

Selección de proyectos

Como analistas se debe tener razones claras para recomendar el estudio de un sistema para resolver una problemática o proponer una mejora en toda la organización.

Sin embargo para esto hay que tener en cuenta que los subsistemas de la organización están interrelacionados y son interdependientes, por lo que realizar cambios a un sistema podría afectar a los demás.

Y por lo mismo no se puede considerar un sistema como aislado a la organización en general.

Para la selección de proyectos también están estos criterios:

• Contar con el respaldo de la administración:
  Se necesita el patrocinio de las personas que pagarán por el sistema

• Comprometerse con el proyecto en el momento oportuno:
  Si la empresa y usted están en situación de aportar el tiempo y esfuerzo necesario

• La posibilidad de mejorar el cumplimiento de los objetivos de la organización:
  Poder mejorar las ganancias, brindar soporte a la estrategia competitiva, mejorar la cooperación con distribuidores y socios, mejorar el soporte y decisiones de las operaciones internas de manera efectiva y eficiente, mejorar el servicio al cliente y aumentar la moral de los empleados

• Que sea práctico en recursos y capacidades para el analista y la organización:
  Reconocer si el proyecto está dentro de su área de experiencia

• Que valga la pena en cuestión de recursos:
  Llegar a un acuerdo con la organización sobre si vale la pena el proyecto comparado a otros proyectos que se estén realizando/considerando

Los sistemas, bien desarrollados, pueden realizar las siguientes mejoras:

• Agilizar un proceso
• Optimizar un proceso eliminando pasos
• Combinar procesos
• Reducir errores en la entrada de datos
• Reducir el espacio redundante
• Reducir la salida de datos redundante
• Mejorar la integración con demás sistemas